Koppeling met financieel management PDCA

Tot op heden werd nog teveel gekeken naar de operationele beheersing van de bedrijfsvoering, zonder daarbij de financiële bedrijfsvoering te betrekken. Analyses gingen niet verder dan een faalkostenanalyse om verspillingen te identificeren. De planning & controlcyclus binnen organisaties werd amper meegenomen in de beoordeling van de operationele bedrijfsvoering. Kosten en opbrengsten vormden geen onderdeel van de beoordeling van de bedrijfsvoering (geen normering). Het begrip Riskmanagement is nauwelijks verweven met de gangbare managementsystemen (9001, 55001, 31000) en begrippen als solvabiliteit en liquiditeit kwamen niet voor in de directiebeoordeling.

Bij een herziening van de ISO-normen zouden bovenstaande overwegingen meegenomen kunnen worden.

Tijdig opstarten van de P&C-cyclus

Ondernemingsdoelstellingen en afgeleide financiële behoeften

Plan: (wat is er nodig en wat wordt er van ons verwacht?)

  • Budget, afgestemd op stakeholders, eisen en verplichtingen, contracten, concessies, etc.;
  • Verkrijgen van voldoende financiële middelen (subsidies, leningen, reserveringen);
  • Allocatie van financiële middelen. Verwerving;
  • Opstellen KPI’s en PI’s, parameters voor voorraad, omsteltijden, etc.;
  • Onderhoudsverplichtingen assets.

Do: (wat moet er uitgegeven worden en waaraan?)

  • Uitgaven, financiële verplichtingen, garanties;
  • Noodzakelijke uitgaven (onderhoud).

Check: (waar gaat het geld naar toe en geven we niet te veel uit?)

  • Budget control;
  • Externe monitoring (management letter van accountant);
  • Tussentijdse rapportages, KPI’s en PI’s;
  • Procuratie;
  • Coulance, claims, creditnota’s.

Act: (hoe is het gegaan?)

  • Jaarrekening, jaarverslag;
  • Aandeelhoudersvergadering;
  • Verantwoording aan stakeholders;
  • Recalls, auditresultaten;
  • Betrokken disciplines;
  • Control, financiële administratie, inkoop (verwerving), HRM, ICT;
  • Operationele afdelingen, QA.

Documentatie: debiteuren/crediteuren, solvabiliteit, liquiditeit. Periodieke rapportages, accountant verslagen. Jaarplannen en budgetten, stakeholderanalyse, contracten en overeenkomsten, overzicht kapitaalgoederen en afschrijvingssystematiek, overzicht van KPI’s en PI’s, dashboard/cockpit, assetregister. Jaarverslagen, evaluaties, auditrapporten, directiebeoordeling